Der Beirat IM FRANCHISESYSTEM

Franchising ist kein Einbahnstraßenmodell. Erfolgreich sind Systeme, in denen Strategie, Marke und operative Realität miteinander verzahnt sind. Genau dafür braucht es strukturierte Partizipation. Ein in der Praxis richtig ein- und umgesetzter Beirat ist eins der wirkungsvollsten Instrumente, um dies dauerhaft sicherzustellen – als Sprachrohr der Franchisepartner, als Impulsgeber und als strategisches Korrektiv.

Auch der Deutsche Franchiseverband betont: Die Einbindung der Franchisepartner bei grundsätzlichen Fragen und wichtigen Sachentscheidungen ist ein zentrales Element gelebter Partnerschaft. Der Grundsatz der Partizipation an systemrelevanten Entscheidungen gehört damit zum Selbstverständnis moderner Franchisesysteme. Ein Partnerbeirat ist das am besten geeignete Instrument, um diesen Anspruch in der Praxis umzusetzen.

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Ab wann ist ein Beirat sinnvoll?

Die kurze Antwort: früher als viele denken. Noch immer wird die Beiratsarbeit in manchen Systemen als „Thema für später“ verstanden. Ein Trugschluss. Gerade junge Franchisesysteme profitieren davon, frühzeitig die Weichen für später zu stellen, nicht mit einem bürokratischen Gremium, sondern dem Beirat als festem Bestandteil der Systemkultur. Ein formal arbeitender Beirat muss nicht zwingend mit dem ersten Franchisenehmer ins Leben gerufen werden. Sehr wohl aber sollte er bereits beim Aufbau des Franchisesystems mitgedacht und auch im Franchisevertrag berücksichtigt werden. Spätestens ab etwa zehn bis 15 aktiven Franchisenehmern ist es in der Praxis sinnvoll, einen Beirat zu berufen.

Brücke zwischen Franchisezentrale und Markt

Der Franchisebeirat ist ein Beratergremium, kein Betriebsrat, kein Aufsichtsrat und auch keine Schlichtungsstelle! Seine Aufgabe ist es, die Systemzentrale bei wichtigen Entscheidungen zu beraten und Erfahrungen aus dem operativen Tagesgeschäft einzubringen. Gerade dieser Zugang zur Praxis birgt enormes Innovations- und Kreativpotenzial für das gesamte System. Der Beirat wirkt aktiv an der Weiterentwicklung des Konzepts mit und an der Umsetzung gemeinsamer Maßnahmen – daher wissen nachhaltig erfolgreiche Franchisesysteme genau diesen Input aus der Beiratsarbeit zu schätzen.

Rechtlicher Rahmen und klare Rollen

Die Einrichtung eines Beirats ist rechtlich grundsätzlich zulässig, solange er nicht die Geschäftspolitik einzelner Franchisenehmer oder des Systems bestimmt. Daher gilt: Der Beirat berät, die unternehmerische Entscheidungshoheit bleibt beim Franchisegeber und bei den einzelnen Franchisenehmern. Absolut empfehlenswert ist es, Aufgaben, Funktionsweise und Vergütung des Beirats von Anfang an in einer Beiratssatzung klar zu regeln und sich an den im Rahmen der „Franchise Compliance Deutschland“ entwickelten Richtlinien zu orientieren. Gewählt wird der Beirat stellvertretend von den Franchisenehmern, wobei man darauf achten sollte, die Zahl der Mitglieder pro Gremium zu begrenzen, damit sich Beiratssitzungen für alle Beteiligten zielführend gestalten lassen. Die Amtszeit des Beirates sollte mindestens zwei Jahre betragen, da es erfahrungsgemäß immer etwas dauert, bis ein neu gewählter Beirat sich eingespielt hat und seiner Arbeit effektiv nachgehen kann. Bei ersten Beiratstreffen oder wenn ein bereits etabliertes Franchisesystem einen „Neustart“ der Beiratsarbeit vorhat, kann es von Vorteil sein, einen externen Berater hinzuzuziehen.

Beiratsarbeit transparent machen

Transparenz spielt in Franchisesystemen eine wichtige Rolle. Daher sollten alle Franchisenehmer eines Systems auch mindestens einmal jährlich über die Beiratsarbeit informiert werden. Zu empfehlen ist es, auch die Vertreter der jeweiligen Systemzentrale in die Beiratsarbeit einzubinden und ihre Teilnahme an Sitzungen zu ermöglichen. Nur so entsteht ein echter Dialog auf Augenhöhe.

Verschiedene Beiräte, verschiedene Aufgaben

Bei steigender regionaler Skalierung im System, zunehmender nationaler oder internationaler Verteilung oder auch bei steigender Komplexität von Systementscheidungen kann es sinnvoll sein, über den klassischen Franchise- bzw. Partnerbeirat hinaus weitere Gremien zu installieren. In der Praxis sind dies etwa ein Marketingbeirat, der z. B. in die jährliche Marketingplanung des Franchisegebers zur ­ Kampagnenbegleitung Marktfeedback zu bisherigen Kampagnen aus Sicht der Franchisebetriebe einbringen kann, ein IT- bzw. Digitalbeirat, der etwa bei der Einführung von Apps, Kassensystemen oder digitalen Plattformen unterstützt, oder ein Produkt-Leistungsbeirat, der beispielsweise Sortiment, Qualität, Preise und neue Angebotsformate diskutiert.

Partnermanagement auf Augenhöhe als Wettbewerbsvorteil

Ein in der Praxis gut funktionierender Beirat zeigt: Die Meinung der Franchisepartner zählt. Das stärkt Vertrauen, erhöht die Akzeptanz von Entscheidungen und fördert das gesamtunternehmerische Mitdenken. Von Anbeginn gelebt wird dies u. a. bei dem seit über 30 Jahren am Markt erfolgreichen Franchisesystem Zaunteam: „Unsere Beiräte sind keine Kontrollorgane, sondern die wichtigsten Sparringspartner für die Systemzentrale. Viele Entscheidungen sind heute besser, weil sie durch die Brille unserer Zaunteam-Partner betrachtet wurden“, bestätigt Walter Hübscher, Gründer, Franchisegeber und CEO des Unternehmens. Und als aktiver Beirat des Systems bestätigt Thomas Müller, Franchisenehmer und Inhaber der Zaunteam-Standorte Halle und Leipzig: „Im Beirat kann ich meine Erfahrungen einbringen und das Zaunteam-Franchisesystem aktiv mitgestalten. Das schafft Bindung und echtes Unternehmertum auf Augenhöhe. Ich bin stolz, meine Kollegen im Beirat vertreten zu dürfen.“

Fazit: der Beirat als Zeichen unternehmerischer Reife

Beiratsarbeit bedeutet nicht Kontrollverlust, sondern – richtig gemacht – einen strategischen Gewinn. Franchisesysteme, die frühzeitig auf die strukturierte Einbindung der Partner setzen – organisatorisch wie vertraglich und im Sinne der Leitsätze des Deutschen Franchiseverbandes –, sind resilienter, innovationsfähiger und langfristig erfolgreicher. Nachhaltiger Franchise-Erfolg ist Teamarbeit. Der Beirat ist einer der wichtigsten Spielmacher.