E-RECHNUNGEN: PFLICHT SEIT 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Franchisegeber und Franchisenehmer, die noch nicht umgestellt haben, sollten dringend handeln, um rechtskonform zu bleiben. Dieser Artikel zeigt, was zu tun ist und wie Sie mit Lexware Office die Umstellung meistern.

Was bedeutet die neue Regelung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digitale Kopie einer Papierrechnung im PDF-Format, sondern eine strukturierte Datei, die maschinenlesbar ist (z. B. XML oder ZUGFeRD). Franchiseunternehmen sind hiervon nicht ausgenommen.

Wer ist betroffen?

Sämtliche Franchisegeber und Franchisenehmer, die Rechnungen ausstellen oder empfangen, müssen die neuen Anforderungen erfüllen. Falls Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Franchise-Netzwerks abrechnet, sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen in einem gesetzeskonformen Format bereitzustellen. Lexware Office bietet eine einfache Lösung für die nahtlose Integration.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Ja, für den Versand von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist:

Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger dem zustimmt.

Ab 2028 müssen jedoch alle Unternehmen ausschließlich E-Rechnungen versenden.

Wichtig: Diese Übergangsfrist gilt nur für den Versand von Rechnungen. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Wer noch nicht in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sollte dringend handeln. Lexware Office hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen einfach und effizient zu erfüllen.

Welche Fristen sind bereits abgelaufen?

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis Ende 2027 gibt es für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro eine Übergangsfrist für den Versand.
Ab 2028 wird die ausschließliche Nutzung von E-Rechnungen erwartet.

Unterschied zwischen E-Rechnung und digitaler Rechnung

Bisher wurden digitale Rechnungen oft als PDF oder gescannte Kopien versendet. Die neue Pflicht verlangt jedoch eine maschinenlesbare Struktur, die den Datenaustausch automatisiert. Die Vorteile: Rechnungen können schneller verarbeitet, Fehler minimiert und Zahlungen effizienter abgewickelt werden. Mit Lexware Office lassen sich E-Rechnungen problemlos erstellen und verwalten.

Wie kann die Umstellung jetzt noch erfolgen?

Die Integration von E-Rechnungen erfordert eine geeignete Software. Franchiseunternehmen sollten prüfen, ob ihre aktuellen Buchhaltungssysteme die neuen Formate unterstützen oder ob ein Update notwendig ist. Lexware Office ist eine erprobte Lösung, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wichtig ist zudem eine rechtskonforme Archivierung der Rechnungen im Originalformat.

Welche technischen Anforderungen gibt es?

Zur Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen Sie:

Eine kompatible Rechnungssoftware wie Lexware Office
Eine strukturierte Rechnungsdatei (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung)
Eine digitale Archivierungslösung
Schnittstellen zu Finanzbehörden und Steuerberatern

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Kosteneinsparung: Reduktion von Papier-, Druck- und Versandkosten
Schnellere Verarbeitung: Automatische Buchung und weniger manuelle Eingriffe
Rechtssicherheit: Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit für Steuerprüfungen
Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs
Einfacher Einstieg: Dank Lexware Office unkompliziert umsetzbar

Handlungsbedarf für Franchiseunternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht optional. Franchisegeber sollten sicherstellen, dass ihre Partnerunternehmen rechtskonform agieren. Franchisenehmer müssen prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware kompatibel ist oder ob Anpassungen notwendig sind. Mit Lexware Office (https://go.lexware.de/franchiseangebot) gelingt die Implementierung schnell und zuverlässig.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:

Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro müssen nicht im E-Rechnungsformat ausgestellt werden.
Steuerbefreite Leistungen: Dienstleistungen, die gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, sind ebenfalls ausgenommen.
Privatkunden (B2C): Die Regelung betrifft nur den B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden müssen nicht als E-Rechnung erstellt werden.
Besondere Geschäftsbereiche: In einigen Bereichen, wie z. B. bestimmten gemeinnützigen Tätigkeiten, kann es Sonderregelungen geben. Hier sollte eine individuelle Prüfung mit einem Steuerberater erfolgen.

Trotz dieser Ausnahmen ist es sinnvoll, bereits jetzt eine geeignete Lösung wie Lexware Office zu nutzen, um den Umstellungsaufwand zu minimieren und langfristig Kosten zu sparen.

Fazit: Jetzt handeln!

Die Pflicht zur E-Rechnung ist bereits in Kraft. Franchisegeber und Franchisenehmer, die noch nicht umgestellt haben, sollten dies dringend nachholen. Mit Lexware Office steht eine bewährte Lösung bereit, um die neuen Anforderungen problemlos zu erfüllen. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und stellen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher auf!