Cyberkrise im Franchisesystem: Vorbereiten, schützen, handlungsfähig bleiben

Der Boom von KI und digitalen Lösungen macht vieles leichter – aber auch riskanter. Besonders dann, wenn mehrere Standorte oder Franchisebetriebe an eine zentrale IT angebunden sind, kann ein Cyberangriff die komplette Firmengruppe auf einmal treffen.

Christoph Kühn

ist Mitgründer der ERGO Bezirksdirektion Erfurt und seit mehr als 15 Jahren Spezialist für Unternehmensabsicherungen und ganzheitliches Risikomanagement. Sein Fokus liegt auf der Entwicklung tragfähiger Konzepte, die Unternehmen und Menschen nachhaltig schützen und ihre Entwicklung langfristig unterstützen.

Stellen Sie sich vor, Ihre gesamte Lohnabrechnung läuft über ein zentrales System in der Zentrale. Ein Mitarbeiter erhält eine täuschend echte E-Mail mit dem Betreff „Lohnliste dringend prüfen“. Die Mail sieht aus, als käme sie aus der Personalabteilung. Ein Klick auf den Anhang – und im Hintergrund installiert sich Schadsoftware. Zunächst merkt niemand etwas. Über Nacht werden Lohn- und Personaldaten verschlüsselt oder unbemerkt verändert.

Am nächsten Tag läuft die Lohnabrechnung scheinbar normal. Doch kurz darauf melden sich die ersten Mitarbeiter: Gehälter sind zu niedrig, fehlen komplett oder wurden auf ein Konto überwiesen, das niemand kennt. Lohnlisten stimmen nicht mehr, Kontodaten und Adressen sind durcheinander. Die Personalabteilung versucht hektisch zu klären, wer was bekommen hat, Banken müssen kontaktiert, Rückbuchungen und Korrekturen angestoßen werden.

Die Folgen sind handfest: Falsch überwiesene Gehälter lassen sich nicht immer vollständig zurückholen, Bankgebühren und zusätzliche Zahlungen summieren sich. Die eigene IT arbeitet im Dauerstress, andere Projekte liegen auf Eis. Weil der Schaden allein nicht zu bewältigen ist, müssen kurzfristig externe IT-Spezialisten beauftragt werden – zu deutlich höheren Kosten als geplant. Parallel entscheidet die Geschäftsleitung, die Systeme vorübergehend herunterzufahren, um weiteren Schaden zu vermeiden. Standorte und Franchisebetriebe können in dieser Zeit nur eingeschränkt arbeiten: Kassensysteme sind langsam oder gesperrt, Auswertungen fehlen, Bestellungen verzögern sich.

Gleichzeitig wächst der Druck von innen: Die Personalabteilung verbringt Tage damit, Fragen zu beantworten, Entschuldigungen zu formulieren und Notlösungen zu finden. Obendrauf drohen datenschutzrechtliche Konsequenzen, denn es geht um hochsensible Lohn- und Personaldaten – ein Szenario, das schnell zur Belastung für die gesamte Unternehmensgruppe werden kann.

Solche Schäden sind längst keine Theorie mehr. Sie betreffen mittelständische Unternehmen ebenso wie große Firmengruppen und Franchisesysteme – selbst dann, wenn man glaubt, „für Hacker doch gar nicht interessant“ zu sein. Wer zentral organisiert ist, hat viel Effizienz, aber im Ernstfall auch ein großes Risiko an einer Stelle.

Gerade deshalb reicht es nicht zu hoffen, dass schon nichts passiert. Entscheidend ist, vorbereitet zu sein: mit vorbeugenden Maßnahmen wie sicheren Passwörtern, aktuellen Systemen, klaren Zugriffsrechten und getesteten Datensicherungen, die im Notfall wirklich funktionieren.

Genauso wichtig sind klare Krisen- und Notfallpläne: Wer entscheidet, wenn der Ernstfall eintritt? Wer informiert Standorte, Franchisebetriebe, Mitarbeitende und Banken? Welche Systeme haben Priorität – zum Beispiel Löhne, Kassensysteme oder Warenbestellung?

Ein ganz zentraler Baustein sind die eigenen Mitarbeitenden.

Wer typische Betrugsversuche wie Phishing erkennt, klickt seltener auf gefährliche Anhänge. Verständliche Schulungen, regelmäßige kurze Trainings und klare Meldewege helfen, Angriffe früh zu entdecken. Planbare Schulungen mit einfachen Inhalten und Zertifikaten stellen sicher, dass alle – von der Zentrale bis zur Filiale – wissen, wie sie sich verhalten sollen.

Schäden durch Cyberangriffe lassen sich nie komplett verhindern. Aber mit guter Vorbereitung, geübten Abläufen im Krisenfall und geschulten Mitarbeitenden wird aus einer möglichen Existenzbedrohung eine beherrschbare Situation. Wer heute vorbeugt, sorgt dafür, dass ein Vorfall nicht das gesamte System ins Wanken bringt.

Mit der ERGO Cyberversicherung sichern Sie sich im Ernstfall ab und bauen sich eine Last- Line of Defense auf: Welche Kosten für Forensik trägt, den Ertragsausfall abfedert und die Kommunikation nach Außen mit Ihnen abstimmt. Dies mit dem Ziel alle Standorte im System schnellstmöglich arbeitsfähig und sicher zu machen.

Gern helfen wir mit unseren Partnern nicht nur die beste Sicherheit im Schadenfall zu haben, sondern auch vorab hervorragend aufgestellt zu sein