Neue Regelungen

Dem Franchiseklimaindex 2024 zufolge verunsichern neben dem veränderten Verbraucherverhalten und steigenden Energiekosten auch das negative Investitionsklima und fehlende Planungssicherheit Franchisenehmer wie -geber. Auf den Steuergesetzgeber konnten sich die Unternehmen in letzter Zeit dabei eher weniger verlassen. Geplante Gesetze mit steuerlichen Erleichterungen wurden später, gar nicht oder nur sehr verkürzt verabschiedet.

Top-Thema des Jahres ist darüber hinaus für 78 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung interner Geschäftsprozesse – und das nicht ohne Grund: Gerade im Bereich der Rechnungsstellung und der Kassen gibt es im Zuge der Digitalisierung neue Gesetze und Verordnungen zu beachten. Eine gute Gelegenheit, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen.

Die E-Rechnungspflicht

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer, die steuerpflichtige Umsätze an andere Unternehmer im Inland ausführen, E-Rechnungen empfangen und erstellen können. Dabei ist allerdings nicht jede Rechnung, die auf elektronischem Wege versandt wird, gleich eine E-Rechnung. Diese erfordern im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format, wobei hybride Formate, die zusätzlich eine menschenlesbare PDF-Datei enthalten, zulässig sind.

Seit 1. Januar 2025 gilt, dass alle Unternehmer ausnahmslos – somit auch alle Franchisegeber und -nehmer – in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt im Zweifel jedoch zunächst einmal eine E-Mail-Adresse. Dennoch sollten alle Franchiseunternehmen prüfen, ob die von ihnen eingesetzte Software E-Rechnungen verarbeiten kann.

Für Leistungen der ausführenden Unternehmer, also für das Ausstellen von E-Rechnungen, gewährt der Gesetzgeber bis Ende 2026 noch eine allgemeine Übergangsfrist. So kann für Umsätze der Jahre 2025 bis 2026 eine Rechnung bis Ende 2026 auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Entsprechendes gilt für einen ausgeführten Umsatz des Jahres 2027, sofern der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Die Rechnung für einen Umsatz, der in den Jahren 2026 bis 2027 ausgeführt wird, kann vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, wenn dabei der elektronische Datenaustausch (EDI) genutzt wird.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind ebenfalls Leistungen an Nichtunternehmer, steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer dürfen auch nach Auslaufen aller Übergangsfristen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen und sind nicht der E-Rechnungspflicht unterworfen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bleibt dagegen bestehen.

Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme

Damit noch nicht genug – seit 1. Januar 2025 gilt auch eine generelle Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion, die auch viele Franchiseunternehmen betrifft. Die Mitteilung für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme an das zuständige Finanzamt ist bis 31. Juli 2025 vorzunehmen. Ab 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden. Miete, Leihe oder Leasing eines elektronischen Aufzeichnungssystems stehen der Anschaffung im Übrigen gleich.

Für jede Betriebsstätte eines Steuerpflichtigen, in der sich ein mitteilungspflichtiges elektronisches Aufzeichnungssystem befindet, ist eine gesonderte Meldung zu übermitteln. Bei jeder Meldung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu erfassen. Die Mitteilung darf nur mittels amtlichen Datensatzes durch Datenübertragung erfolgen. Hierfür stehen das ELSTER Online-Portal sowie die ERiC-Schnittstelle der Finanzverwaltung zur Verfügung.

Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Neben den allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bürden Steuer- und Handelsrecht Unternehmern eine Reihe von Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten auf. Insbesondere die Pflicht zur Archivierung aller steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form stellt eine weitere Herausforderung dar, die im Zusammenhang mit künftigen Prüfungen der Finanzbehörden erheblich an Bedeutung gewinnen wird.

Buchungsbelege müssen ab 2025 nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Bilanzen und Jahresabschlüsse allerdings bleibt die Zehnjahresfrist bestehen. Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher erfolgte oder der Buchungsbeleg entstanden ist. In Ausnahmefällen müssen Unterlagen jedoch noch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren wegen einer Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind (z. B. Miet-, Darlehens-, Gesellschafts- oder Franchiseverträge), so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können.

Verfahrensdokumentation ist auch für Franchisegeber und -nehmer ein Muss

Werden Abläufe im Unternehmen digital gestaltet, darf das die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigen. Damit dies gewährleistet ist, verlangt die Finanzverwaltung die Erstellung und regelmäßige Überprüfung sowie Aktualisierung einer entsprechend ausführlichen Verfahrensdokumentation, insbesondere für Kassensysteme, die Belegablage und das ersetzende Scannen.